面接の日程調整で往復を減らす基本は、候補日をまとめて複数出すことと、連絡の窓口を一本化することです。 候補が少ないと都合が合わず再調整になり、応募者ごとに別の担当者が連絡していると、同じ応募者に重複して連絡してしまうこともあります。

この記事では、候補日の出し方、連絡方法、日程変更・キャンセルへの対応を整理します。

1. 日程調整で最初に決めておくこと

候補日を出す前に、社内で次を決めておきます。

決めること内容
候補日を出す担当者応募者ごとに担当者が変わらないよう一本化する
面接官の空き状況2〜3週間先までの面接官のスケジュールを事前に確保しておく
面接の所要時間と場所（オンラインの場合は接続方法）候補日の連絡と同時に伝えられるようにしておく
返信がない場合の再連絡の目安何日待って、どう再連絡するかを決めておく

担当者が複数いると、同じ応募者に別の担当者から重ねて連絡してしまったり、返信の確認が遅れたりする原因になります。応募者からの連絡窓口は一本化しておきます。

2. 候補日の出し方

まとめて複数出す

1回の連絡で、曜日や時間帯の異なる候補を3〜5枠ほど、2週間程度の期間からまとめて出すと、応募者の都合と合う枠が見つかりやすくなります。候補が1〜2枠しかないと、どちらも都合が合わず、改めて候補を出し直す往復が発生します。

候補日の連絡に含める情報

情報理由
候補日時（複数）応募者が選びやすくする
面接の所要時間応募者が前後の予定を調整しやすくする
場所・アクセス（対面の場合）当日の迷いを減らす
接続方法（オンラインの場合）事前に動作確認ができるようにする
持ち物（ある場合）当日の忘れ物を防ぐ
担当者の連絡先変更やトラブルがあったときの連絡先を明確にする

3. ハローワーク紹介の応募者への連絡

ハローワークインターネットサービスの「求人申込み手続きの流れ」は、ハローワーク紹介やオンライン自主応募の応募者について、次のように案内しています。

マイページのメッセージ機能や電話により求職者の方に直接連絡をとり、面接日時の取り決めをしてください。

連絡した後、応募者からの返信を一定期間待っても反応がない場合は、再度連絡するか、電話など別の手段に切り替えるかをあらかじめ決めておくと、対応が滞りません。採否を決めた後の連絡については、不採用通知の書き方で整理しています。

4. 日程変更・キャンセルへの対応

応募者からの日程変更やキャンセルの連絡は、他社の選考状況や急な予定など、さまざまな事情で起こります。連絡自体を問題視せず、次の対応を基本にします。

  1. 変更の連絡を受けたら、速やかに次の候補日を示す
  2. 面接官のスケジュールが詰まっている時期は、代わりに対応できる面接官を決めておく
  3. 複数回の変更が続く場合は、選考意欲の確認も兼ねて、希望する日程の幅を改めて尋ねる

面接官を複数そろえておくと、1人のスケジュールに依存せず、1回の変更で選考全体が大きく遅れることを防げます。面接官の体制については面接の質問の作り方でも触れています。

5. 応募者が複数いるときの管理

応募者が重なる時期は、候補日・連絡状況・確定日を一覧にしておくと、誰にいつ連絡したかが分からなくなる事態を防げます。

管理する項目内容
応募者名氏名（ハローワーク紹介の場合は求職番号など）
連絡日候補日を出した日
候補日の提示状況出した候補日、返信の有無
確定日時合意できた面接の日時
面接官当日担当する面接官
リマインド前日・前々日の確認連絡の実施状況

面接の前日や前々日に、日時・場所（オンラインの場合は接続方法）を改めて短く伝えておくと、応募者の当日の欠席やうっかりの遅刻を減らせます。リマインドの連絡は、最初に候補日を出したときと同じ窓口から送ると、応募者が混乱しません。

6. オンライン面接を組み合わせる

遠方の応募者や、平日の日中に時間を取りにくい応募者には、最初の面接をオンラインで行う方法もあります。候補日の出し方や連絡方法の基本は対面と変わりませんが、次の点をあわせて案内します。

案内すること内容
接続方法使用するツールと、接続のための手順（リンクの送付時期など）
通信環境の確認事前に一度接続を試しておくことを勧める
対面に切り替える場合の案内選考が進んだ段階で対面の面接も行うかどうかを伝えておく

オンライン面接を取り入れる場合も、候補日をまとめて複数出す、連絡窓口を一本化するという基本は同じです。1次面接をオンライン、2次面接以降を対面にするなど、選考の段階ごとに形式を決めておくと、応募者への案内がぶれません。

チェックリスト

  • 候補日を出す担当者を一本化している
  • 面接官のスケジュールを2〜3週間先まで事前に確保している
  • 1回の連絡で3〜5枠程度の候補日をまとめて出している
  • 候補日の連絡に、所要時間・場所（接続方法）・持ち物・連絡先を含めている
  • ハローワーク紹介の応募者には、マイページのメッセージ機能や電話で直接連絡している
  • 返信がない場合の再連絡の目安を決めている
  • 日程変更・キャンセルがあったときの代替の面接官を用意している
  • 応募者が複数いる時期は、候補日・連絡状況・確定日を一覧で管理している
  • 面接の前日・前々日に、日時と場所（接続方法）のリマインド連絡をしている

まとめ

  • 日程調整の往復を減らす基本は、候補日をまとめて複数出すことと、連絡窓口を一本化すること
  • 候補日は2週間程度の期間から3〜5枠ほど出すと、都合が合いやすくなる
  • 候補日の連絡には、所要時間・場所・持ち物・連絡先もあわせて示す
  • ハローワーク紹介の応募者には、マイページのメッセージ機能や電話で直接連絡する
  • 日程変更・キャンセルには速やかに次の候補日を示し、代替の面接官も用意しておく

参考資料